香港公司在上海办理设立办事处是属于外国（地区）企业常驻代表机构的设立登记的范围，在上海设立办事处手续如下：
办理机关
上海市工商行政管理局浦东新区分局负责浦东新区行政区域内（自贸试验区除外）的外国（地区）企业常驻代表机构（非建交国家、需审批部门批准的除外）的设立登记，上海市工商行政管理局负责本市其他外国（地区）企业常驻代表机构的设立登记。
申请条件
存续两年以上的香港公司（即：如果香港公司新成立则还不能设立办事处，所以也有人购买两年以上的香港现成公司来设立办事处。详见：香港现成公司指南）
提交材料目录
1.《外国（地区）企业常驻代表机构登记申请书》；
2.《指定代表或者共同委托代理人授权委托书》；
3.香港公司住所证明和存续2年以上的合法营业证明。指香港有关部门出具的外国（地区）企业存续2年以上的主体资格证明或其他有关营业证明；
4.香港公司的章程或者组织协议；
5.香港公司出具的对有权签字人的授权或证明文件；
6.香港公司对首席代表、代表的任命文件；
7.同香港公司有业务往来的金融机构出具的资信证明；
8.首席代表、代表的简历和身份证明；
9.代表机构驻在场所的合法使用证明。自有房产提交产权证复印件,并提交原件核对；租赁房屋提交租赁协议原件及出租方的产权证复印件，以上不能提供产权证复印件的，提交能够证明产权归属的其他房屋产权使用证明复印件；
10.批准机关的批准文件。法律、行政法规或者国务院规定代表机构从事的业务活动须经批准的，应当取得批准。外国（地区）企业应自批准之日起90日内向登记机关申请设立登记，逾期申请设立登记的，外国（地区）企业应报批准机关确认原批准文件的效力或另行报批；
11.其他有关文件、证件。
注：
1.按照中国缔结或者参加的国际条约、协定规定设立从事营利性活动的代表机构，还应当依法提交相应文件。
2.代表机构设立登记，香港公司应当在登记机关指定的媒上向社会公告。
3.以上未注明提交复印件的，均应提交原件。
办理流程
1、如需先经审批机关批准的，申请人应当先到审批机关办理审批手续；
2、申请人网上提交申请，预审通过后到工商窗口提交申请材料；
3、登记机关应当自受理申请之日起15日内作出是否准予登记的决定，作出决定前可以根据需要征求有关部门的意见。作出准予登记决定的，应当自作出决定之日起5日内向申请人颁发登记证和代表证；作出不予登记决定的，应当自作出决定之日起5日内向申请人出具登记驳回通知书，说明不予登记的理由；
4、申请人到工商机关注册大厅领取登记证、代表证。
审批时限
登记机关应当自受理申请之日起15日内作出是否准予登记的决定，作出决定前可以根据需要征求有关部门的意见。作出准予登记决定的，应当自作出决定之日起5日内向申请人颁发登记证和代表证；作出不予登记决定的，应当自作出决定之日起5日内向申请人出具登记驳回通知书，说明不予登记的理由。
办理时间
上午9：00-11:30 下午13：30-16：30（每年6月15日-9月15日下午14：00-16：30）。
办理地点
★市工商局：肇嘉浜路301号；
★浦东新区市场监管局：
●合欢路2号（浦东新区市民中心，负责浦东川沙、合庆、唐镇、张江、北蔡、三林、东明、高桥、高东、高行、曹路、花木、周家渡、上钢、南码头、塘桥、潍坊、陆家嘴、洋泾、周浦、康桥（自贸试验区张江片区、迪斯尼度假区除外）等区域企业登记。）
●惠南镇城南路1366号（浦东市民中心惠南分中心，负责浦东惠南、宣桥、新场、航头、大团、祝桥、老港等区域企业登记。 ）
●张东路1158号3号楼（张江行政服务中心，负责负责银行卡产业园（唐镇部分）、张江高科技产业东区企业登记。）
●新金桥路27号14号楼（金桥经济技术开发区行政服务中心，负责浦东金桥、金杨、沪东、浦兴等区域企业登记。）
●申港大道200号（临港行政服务中心，负责浦东泥城、书院、万祥、南汇新城等区域企业登记。）
附件
《外国（地区）企业常驻代表机构登记申请书》下载
《指定代表或者共同委托代理人授权委托书》下载